Besetzte Leitung
Anrufende erreichen das Team in Stoßzeiten nicht oder versuchen es mehrfach.
Für Arztpraxen, MVZ und medizinische Einrichtungen
KI-Telefonassistent für Arztpraxen: weniger Telefonstress, bessere Erreichbarkeit
Terminwünsche, Rezeptanfragen und Rückrufbitten automatisch aufnehmen – damit Ihre MFA mehr Zeit für die Patientinnen und Patienten in der Praxis haben.
+49 211 86089368Persönliche EinrichtungKlare Gesprächs- und EskalationsregelnTransparente Datenverarbeitung
Telefonentlastung für MFA
Wenn das Telefon den Praxisalltag bestimmt
Ein digitaler Telefonassistent schafft vor allem dort Ruhe, wo wiederkehrende organisatorische Anliegen den Empfang laufend unterbrechen.
Unterbrechungen am Empfang
Telefonate konkurrieren mit Anmeldung, Dokumentation und der Betreuung vor Ort.
Anliegen außerhalb der Sprechzeiten
Terminwünsche und Rückrufbitten treffen auch abends oder am Wochenende ein.
Unvollständige Mailboxnachrichten
Wichtige Angaben fehlen und müssen in zusätzlichen Rückrufen geklärt werden.
Wiederkehrende Organisationsfragen
Sprechzeiten, Vertretung und Abläufe werden immer wieder telefonisch erklärt.
Stoßzeiten und Personalausfälle
Schon ein Ausfall kann die telefonische Erreichbarkeit deutlich einschränken.
Funktionen im Praxisalltag
Was der KI-Telefonassistent für Ihre Arztpraxis übernehmen kann
Die Gesprächslogik wird auf freigegebene organisatorische Aufgaben begrenzt. Medizinische Beratung bleibt beim Praxisteam.
Termine koordinieren
Termine je nach freigegebener Kalenderlogik vereinbaren, verschieben oder absagen.
Rezeptwünsche aufnehmen
Benötigte Angaben nach der von der Praxis freigegebenen Gesprächslogik strukturiert erfassen.
Rückrufbitten erfassen
Anliegen, Erreichbarkeit und gewünschte Rückrufzeit vollständig an das Team übergeben.
Praxisinformationen nennen
Sprech-, Urlaubs- und Vertretungszeiten sowie organisatorische Hinweise beantworten.
Anliegen unterscheiden
Nach Arzt, Terminart oder festgelegten Kriterien für Neupatientenanfragen fragen.
An Menschen übergeben
Definierte Situationen an eine hinterlegte Nummer oder zur manuellen Bearbeitung weiterleiten.
Telefonisch testen
Testen Sie den KI-Telefonassistenten selbst
Rufen Sie die Demo an und testen Sie beispielsweise: „Ich möchte einen Kontrolltermin vereinbaren und wissen, ob ich eine Überweisung benötige.“
Demo-Telefonnummer
+49 211 86089368Was passiert beim Test?
- 1Der Assistent weist darauf hin, dass Sie mit einem KI-System sprechen.
- 2Sie schildern ein beispielhaftes organisatorisches Anliegen.
- 3Sie erleben Gesprächsführung und strukturierte Rückfragen direkt.
Wichtig: Dies ist eine Demo und keine reale Arztpraxis. Bitte nennen Sie keine echten Gesundheits- oder Patientendaten.
Einführung mit Helmke Digital
In wenigen Schritten zum digitalen Telefonassistenten
Persönliche Beratung und individuelle Gesprächslogik statt einer starren Standardlösung.
Anrufgründe und Praxisabläufe aufnehmen
Helmke Digital berät, konfiguriert und stimmt diesen Schritt gemeinsam mit Ihrem Praxisteam ab.
Gesprächsregeln und Eskalationen festlegen
Helmke Digital berät, konfiguriert und stimmt diesen Schritt gemeinsam mit Ihrem Praxisteam ab.
Rufnummer, Kalender und verfügbare Systeme verbinden
Helmke Digital berät, konfiguriert und stimmt diesen Schritt gemeinsam mit Ihrem Praxisteam ab.
Typische Patientengespräche testen
Helmke Digital berät, konfiguriert und stimmt diesen Schritt gemeinsam mit Ihrem Praxisteam ab.
Freigabe durch die Praxis
Helmke Digital berät, konfiguriert und stimmt diesen Schritt gemeinsam mit Ihrem Praxisteam ab.
Live schalten und laufend optimieren
Helmke Digital berät, konfiguriert und stimmt diesen Schritt gemeinsam mit Ihrem Praxisteam ab.
Dashboard und Nachbearbeitung
Alle Anfragen strukturiert im Blick
Das vorhandene Voice-Agent-Dashboard bündelt Gesprächsinformationen für die Nachbearbeitung. Welche Daten sichtbar sind und wie lange sie gespeichert werden, wird im Setup festgelegt.
Gesprächszusammenfassung
Zeitpunkt und Anliegen
Terminstatus
Rückrufstatus
Zuständigkeit
Auswertung von Stoßzeiten
Technische Vorprüfung
Anbindung an Ihre bestehende Praxisorganisation
Vor der Einrichtung prüfen wir, welche Verbindung technisch sinnvoll und datenschutzrechtlich zu bewerten ist. Anbieterlogos oder pauschale Integrationsversprechen ersetzen diese Prüfung nicht.
| Anbindungsart | Einsatz | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Rufumleitung | Bestehende Praxisnummer nach definierter Regel weiterleiten | Konfiguration der Telefonanlage |
| Kalenderanbindung | Freigegebene Termine buchen oder anfragen | Geeigneter Kalender und Berechtigungskonzept |
| API-Anbindung | Datenaustausch mit vorhandenen Systemen | Dokumentierte Schnittstelle und technische Prüfung |
| Strukturierte Übergabe | Anliegen ohne direkte PVS-Integration an das Team übergeben | Definierter Bearbeitungsweg in der Praxis |
Vor der Einrichtung prüfen wir, ob Ihr Praxisverwaltungssystem eine geeignete Schnittstelle bietet. Alternativ können Termine über einen angebundenen Kalender gebucht oder als strukturierte Terminanfrage an Ihr Praxisteam übergeben werden.
Verantwortung im Betrieb
Klare Grenzen für eine sichere Patientenkommunikation
Keine Diagnosen oder Behandlungsempfehlungen
Keine eigenständige medizinische Triage
Festgelegte Eskalations- und Weiterleitungswege
Übergabe an Menschen nach definierten Regeln
Freigabe der Gesprächslogik durch die Praxis
Transparenter Hinweis auf das KI-System
Bei zuvor definierten Notfallbegriffen kann der Assistent auf die vorgesehenen Notfallwege hinweisen oder nach den Regeln der Praxis an eine hinterlegte Nummer weiterleiten. Er stellt keine Diagnosen und ersetzt keine medizinische Einschätzung.
Datenschutzkonzept statt Pauschalversprechen
Datenschutz bei sensiblen Patientendaten
Gesundheitsdaten können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sein. Deshalb wird die konkrete Verarbeitung vor dem Start dokumentiert und mit der Praxis abgestimmt.
Datenarten und Zweck
Welche Angaben für welchen organisatorischen Vorgang erforderlich sind.
AVV und Unterauftragnehmer
Vertragliche Rollen nach Art. 28 DSGVO und eingesetzte Dienstleister.
Speicherort und Löschfristen
Wo Daten verarbeitet werden und wann Audio, Transkript oder Zusammenfassung gelöscht werden.
Aufzeichnung und Transkription
Welche Form tatsächlich benötigt wird und wie Anrufende informiert werden.
Zugriffe und Kontrolle
Berechtigungen, menschliche Prüfung und dokumentierte Konfiguration.
Kein Modelltraining ohne Grundlage
Ob und wofür Daten genutzt werden, muss ausdrücklich geklärt und dokumentiert sein.
Die konkrete Zulässigkeit hängt von Konfiguration, Datenfluss und Rechtsgrundlage der Praxis ab. Diese Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung und enthält keine Garantie vollständiger Rechtssicherheit.
Transparentes Rechenbeispiel
Was kostet Ihre Praxis der Telefondienst heute?
Passen Sie die Annahmen an Ihre Praxis an. Das Ergebnis zeigt ein rechnerisches Potenzial und ist keine Einspargarantie.
Annahmen: 22 Arbeitstage pro Monat, gleichbleibende Gesprächsdauer und vollständige Bearbeitung der eingestellten organisatorischen Telefonzeit. Medizinische und komplexe Anliegen verbleiben beim Team.
Individuelles Rechenbeispiel
- Entlastete Telefonzeit
- ca. 36.7 Std./Monat
- Rechnerischer heutiger Aufwand
- ca. 1100 €
- Empfehlung inkl. Compliance
- Business, ca. 548 €
Mögliches monatliches Entlastungspotenzial
ca. 552 €
Ergebnis besprechenOhne Lockpreise
Preise für Arztpraxen
Alle Monatsangaben enthalten das für Arztpraxen verpflichtende Compliance-Paket von 79 €. Einrichtungsgebühr und Nutzung sind separat ausgewiesen.
Basic
Für kleinere Praxen mit überschaubarem Telefonvolumen
208 € / Monat
Einmalige Einrichtung: 249 €
- 800 Gesprächsminuten inklusive
- Zusatzminute: 0,15 €
- Individuelle Gesprächs- und Eskalationslogik
- Gesprächszusammenfassungen und Dashboard
- Compliance-Paket (79 €) enthalten
Pro
Für typische Einzel- und Gemeinschaftspraxen
348 € / Monat
Einmalige Einrichtung: 399 €
- 2.000 Gesprächsminuten inklusive
- Zusatzminute: 0,15 €
- Individuelle Gesprächs- und Eskalationslogik
- Gesprächszusammenfassungen und Dashboard
- Compliance-Paket (79 €) enthalten
Business
Für größere Praxen, MVZ oder mehrere Rufwege
548 € / Monat
Einmalige Einrichtung: 699 €
- 3.500 Gesprächsminuten inklusive
- Zusatzminute: 0,15 €
- Individuelle Gesprächs- und Eskalationslogik
- Gesprächszusammenfassungen und Dashboard
- Compliance-Paket (79 €) enthalten
Laufzeit und Kündigung: werden im individuellen Angebot transparent festgehalten. Zusätzliche Kosten können nur entstehen, wenn für eine gewünschte Anbindung externe Telefonie-, Kalender- oder Schnittstellendienste erforderlich sind; diese werden vor Beauftragung ausgewiesen.
Vertrauen entsteht durch einen realen Pilot
Pilotpraxis gesucht
Wir begleiten ausgewählte Arztpraxen bei der individuellen Einrichtung und werten gemeinsam aus, welche Anrufarten sinnvoll automatisiert werden können. Konditionen, Umfang und Erfolgskriterien werden vorab verbindlich vereinbart.
Ein FAQ, klare Antworten
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten für Arztpraxen
Persönlich statt Standardsetup
Kostenlosen Praxis-Check buchen
Wir prüfen Anrufvolumen, typische Anliegen, Eskalationswege und technische Voraussetzungen. Danach erhalten Sie eine ehrliche Einschätzung zum sinnvollen Setup und zum nächsten Schritt.
Persönliche Rückmeldung
Keine automatische Standardauswertung
Angaben nur zur Bearbeitung Ihrer Anfrage
Erleben Sie, wie der KI-Telefonassistent Ihre Praxis entlasten kann
Im Erstgespräch prüfen wir gemeinsam Anrufvolumen, typische Anliegen und technische Voraussetzungen Ihrer Praxis.
Weiterführende Themen
Relevante Inhalte auf einen Blick.
Fachinhalte von Helmke Digital, zuletzt redaktionell geprüft im Juni 2026. Zur Einordnung unserer Erfahrung und Ansprechpartner siehe Team und Expertise.