In fast jedem Erstgespräch mit einer Praxis kommt dieselbe Frage: Was kostet das eigentlich? Die kurze Antwort: zwischen 129 und 548 Euro im Monat, je nach Anrufvolumen und Datenschutz-Anforderungen. Aber die eigentliche Rechnung hat mit den Systemkosten wenig zu tun — dazu gleich mehr.
Was du zahlst: die drei Kostenblöcke
Ein KI-Telefonassistent für Arztpraxen besteht aus drei Teilen: einmalige Einrichtung, monatliche Grundgebühr mit Freiminuten, und für Praxen ein Compliance-Zuschlag für Gesundheitsdaten.
| Paket | Einrichtung (einmalig) | Monatlich | Freiminuten |
|---|---|---|---|
| Basic | 249 € | 129 € | 800 Minuten |
| Pro | 399 € | 269 € | 2.000 Minuten |
| Business | 699 € | 469 € | 3.500 Minuten |
Zusatzminuten kosten bei uns 0,15 Euro pro Minute. Für Arztpraxen kommt in der Regel noch das DSGVO-Compliance-Paket für 79 Euro monatlich dazu — dazu weiter unten mehr.
Welches Paket passt zu deiner Praxis?
Das entscheidet fast ausschließlich das Anrufvolumen. Hier eine grobe Orientierung:
Einzelpraxis mit 20 bis 30 Anrufen täglich: Bei durchschnittlich 2 Minuten pro Gespräch sind das rund 900 bis 1.300 Minuten im Monat. Das Basic-Paket reicht, in Stoßmonaten mit etwas Puffer lieber direkt zum Pro.
Gemeinschaftspraxis mit 40 bis 60 Anrufen täglich: Schnell 1.800 bis 2.600 Minuten monatlich. Das Pro-Paket ist hier Standard — es enthält außerdem Kalender-Integration und SMS-Bestätigung.
MVZ mit 80+ Anrufen täglich: Business-Paket, das mehrere Nummern, individuelle Abläufe und die Anbindung an die Praxissoftware abdeckt.
Wichtig: Nicht jeder Anruf muss über den Assistenten laufen. Viele Praxen geben zunächst nur den Überlauf und Anrufe außerhalb der Sprechzeiten an die KI. Das reduziert das benötigte Minutenpaket deutlich.
Der Kostenpunkt, den viele Anbieter verschweigen: DSGVO
Wer am Telefon Terminwünsche, Rezepte oder Beschwerden aufnimmt, verarbeitet Gesundheitsdaten. Das sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO — ein Standard-Cloud-Setup reicht dafür nicht.
Zum datenschutzkonformen Betrieb braucht es: einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Datenverarbeitung auf europäischen Servern, ein Löschkonzept für Gesprächsdaten und Dokumentation für das Praxisaudit. Wir haben das im Compliance-Paket für 79 Euro monatlich gebündelt. Wenn ein Anbieter dazu keine klare schriftliche Antwort liefert, ist das ein Warnsignal — egal wie günstig der Preis ist.
Wie der Assistent im Praxisalltag konkret funktioniert, haben wir auf der Seite zum KI-Telefonassistenten für Arztpraxen ausführlich beschrieben.
Das ehrliche Rechenbeispiel
Die Systemkosten sind die falsche Vergleichsgröße. Die richtige: Was kostet der Status quo?
Medizinische Fachangestellte verbringen durchschnittlich 3 Stunden pro Tag am Telefon. Bei 21 Arbeitstagen und einem Arbeitgeber-Stundensatz von 30 Euro sind das rund 1.890 Euro Personalkosten pro Monat — nur für Telefondienst. Zeit, die an der Anmeldung, bei der Blutabnahme und in der Patientenbetreuung fehlt.
Nehmen wir eine Gemeinschaftspraxis mit Pro-Paket und Compliance-Zuschlag: 348 Euro im Monat. Übernimmt der Assistent die Hälfte der Telefonate, stehen 348 Euro Kosten gegen rund 945 Euro freigesetzte Arbeitszeit. Und dann ist da noch die andere Seite: Jeder Anruf, der im Besetztzeichen endet, ist potenziell ein Patient, der bei der nächsten Praxis landet. Schon zwei bis drei zusätzliche Neupatienten pro Monat decken die Systemkosten vollständig.
Worauf du beim Preisvergleich achten solltest
Der Markt wächst schnell, die Preismodelle sind schwer vergleichbar. Vier Punkte, die du vor jedem Abschluss klären solltest:
- Preis pro Zusatzminute: Manche Anbieter locken mit niedriger Grundgebühr und verlangen 0,30 Euro oder mehr pro Extra-Minute. Bei hohem Anrufvolumen kippt die Rechnung schnell.
- Kosten pro Aktion: Einzelne Anbieter berechnen extra pro gebuchtem Termin oder pro weitergeleitetem Anruf. Das steht selten groß in der Werbung.
- Vertragslaufzeit: 12 Monate Mindestlaufzeit sind üblich — mehr sollte es nicht sein. Der Assistent muss sich im Alltag beweisen dürfen.
- DSGVO-Nachweis: AVV, EU-Server und Löschkonzept müssen schriftlich zugesichert sein, nicht nur auf der Website erwähnt werden.
Fazit: Rechne mit deinen eigenen Zahlen
Für die meisten Praxen liegt die realistische Gesamtinvestition zwischen 208 Euro (Basic + Compliance) und 548 Euro (Business + Compliance) im Monat. Ob sich das lohnt, entscheiden deine Zahlen: Anrufe pro Tag, Minuten pro Gespräch, verpasste Anrufe in Stoßzeiten.
Dafür haben wir auf der Seite zum KI-Telefonassistenten einen Kostenrechner eingebaut — einfach eigene Werte eintragen und das passende Paket mit Ersparnis sehen. Und wenn du den Assistenten lieber erst hören möchtest: In einem kostenlosen Erstgespräch zeigen wir die Demo und rechnen gemeinsam mit deinen Praxiszahlen.