Freitagabend, 22 Uhr, die Heizung eines Kunden fällt aus. Er ruft deinen Betrieb an, landet auf der Mailbox, legt auf und googelt "Heizungsnotdienst" in seiner Nähe. Der nächste Treffer nimmt ab. Genau dieser Anruf ist der Grund, warum sich für Handwerksbetriebe gerade ein KI-Telefonassistent rechnet, und zwar für 49 bis 399 Euro im Monat, je nach Anrufvolumen.
Was du zahlst: die drei Kostenblöcke
Ein KI-Telefonassistent für Handwerksbetriebe besteht aus drei Teilen: einmalige Einrichtung, monatliche Grundgebühr mit Freiminuten, und je nach Paket die Notfallerkennung als eigenes Feature.
| Paket | Einrichtung (einmalig) | Monatlich | Freiminuten |
|---|---|---|---|
| Basic | 299 € | 49 € | 500 Minuten |
| Pro | 499 € | 249 € | 1.500 Minuten |
| Business | 799 € | 399 € | 3.000 Minuten |
Zusatzminuten kosten bei uns 0,20 Euro pro Minute. Die Notfallerkennung ist ab dem Pro-Paket enthalten, dazu weiter unten mehr.
Welches Paket passt zu deinem Betrieb?
Auch hier entscheidet vor allem das Anrufvolumen, aber bei Handwerksbetrieben kommt die Frage nach Notdienst und Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten dazu.
Einzelhandwerker mit 10 bis 15 Anrufen täglich: Bei rund 2 Minuten pro Gespräch sind das etwa 420 bis 630 Minuten im Monat. Das Basic-Paket passt, wer regelmäßig Notdienst anbietet, bucht die Notfallerkennung dazu.
Mittlerer Betrieb mit 5 bis 10 Mitarbeitern: Schnell 1.200 bis 1.700 Minuten monatlich, dazu Kollegen auf mehreren Baustellen, die selbst nicht rangehen können. Das Pro-Paket ist hier Standard, inklusive Notfallweiterleitung.
Größerer Betrieb mit eigener Bürokraft: Ab etwa 60 Anrufen täglich und mehreren Gewerken lohnt sich das Business-Paket, das mehrere Nummern, individuelle Abläufe je Gewerk und die Anbindung an bestehende Auftragssoftware abdeckt. Die Bürokraft übernimmt dann die komplexen Fälle, die KI den Rest.
Ein Vollzeit-Betrieb ohne Notdienst kann übrigens auch nur die Geschäftszeiten selbst abdecken und den Assistenten ausschließlich für Anrufe außerhalb der Arbeitszeit und während Baustelleneinsätzen laufen lassen. Das senkt das benötigte Minutenpaket deutlich.
Der Sonderfall: Notfallweiterleitung
Das ist der wichtigste Unterschied zu anderen Branchen wie Arztpraxen oder Kanzleien. Ein Heizungsausfall um 22 Uhr oder ein Rohrbruch am Sonntag ist kein Anruf, der bis Montagmorgen warten kann. Und genau hier verlieren Handwerksbetriebe ohne Assistenten die lukrativsten Aufträge, weil niemand ans Telefon geht.
Die Notfallerkennung funktioniert über Stichworte, die die KI im Gespräch erkennt: "kein warmes Wasser", "Rohrbruch", "Heizung geht nicht mehr", "Wasser läuft aus der Wand". Erkennt der Assistent eines dieser Muster, unterbricht er den normalen Ablauf, fragt gezielt nach Adresse und Art des Problems und leitet direkt an die hinterlegte Notdienst-Nummer weiter, statt einfach nur eine Nachricht aufzunehmen. Bei einem normalen Anliegen wie einer Angebotsanfrage läuft der Anruf dagegen wie gewohnt über die reguläre Aufnahme.
Im Pro- und Business-Paket ist diese Logik bereits enthalten. Wer sie zusätzlich zum Basic-Paket bucht, zahlt einen Aufschlag von 30 bis 50 Euro im Monat. Mehr zur Funktionsweise im Arbeitsalltag zeigen wir auf der Seite zum KI-Telefonassistenten für Handwerker.
Das ehrliche Rechenbeispiel
Nehmen wir einen Betrieb für Heizung und Sanitär mit 5 Mitarbeitern und durchschnittlich 20 Anrufen am Tag. Erfahrungsgemäß landen davon 3 Anrufe täglich auf der Mailbox, weil alle auf Baustellen unterwegs sind. Davon ist im Schnitt 1 Anruf pro Woche ein echter Notfallauftrag, bei einem durchschnittlichen Auftragswert von 280 Euro.
Das ergibt 4 verpasste Notaufträge im Monat, macht 1.120 Euro entgangenen Umsatz, nur durch Anrufe, die nie beantwortet wurden. Dem stehen 249 Euro für das Pro-Paket gegenüber, inklusive Notfallerkennung. Selbst wenn der Assistent nur die Hälfte dieser verpassten Notaufträge auffängt, steht ein Plus von über 300 Euro im Monat, nach Abzug der Systemkosten. Die Rechnung ist eindeutig, und das noch bevor man die regulären Anfragen mitzählt, die tagsüber ebenfalls nicht mehr auf der Mailbox landen.
Worauf du beim Anbietervergleich achten solltest
Der Markt für KI-Telefonassistenten wächst schnell, die Preismodelle sind schwer vergleichbar. Vier Punkte, die du vor jedem Abschluss klären solltest:
- Preis pro Zusatzminute: Manche Anbieter locken mit niedriger Grundgebühr und verlangen dann 0,35 Euro oder mehr pro Extra-Minute. Bei einem Betrieb mit Notdienst und schwankendem Anrufaufkommen kippt die Rechnung in starken Monaten schnell.
- Notfall-Logik: Frag konkret nach, mit welchen Stichworten die Notfallerkennung arbeitet und ob sich diese auf dein Gewerk anpassen lassen. Eine generische Erkennung, die nur "Notfall" als Wort versteht, hilft in der Praxis wenig.
- Vertragslaufzeit: 12 Monate Mindestlaufzeit sind üblich, mehr sollte es nicht sein. Der Assistent muss sich in echten Notdienst-Situationen beweisen dürfen, bevor du dich langfristig bindest.
- DSGVO und TDDDG: Da Gesprächsdaten häufig auf dem Endgerät des Anrufers selbst erhoben werden, etwa bei Anrufen über eine App oder ein eingebettetes Widget, greift neben der DSGVO auch das TDDDG. Lass dir schriftlich bestätigen, dass Einwilligung, Speicherort und Löschfristen der Gesprächsdaten sauber geregelt sind.
Fazit: Rechne mit deinen eigenen Zahlen
Für die meisten Handwerksbetriebe liegt die realistische Investition zwischen 49 Euro (Basic, ohne Notdienst) und 399 Euro (Business, mit voller Notfallweiterleitung) im Monat. Ob sich das lohnt, entscheiden deine eigenen Zahlen: Anrufe pro Tag, verpasste Anrufe auf der Baustelle und wie oft ein echter Notfall dabei ist.
Alle Details zur Funktionsweise findest du auf der Seite zum KI-Telefonassistenten für Handwerker, einen Überblick über den Assistenten für alle Branchen gibt es auf der Seite zum KI-Telefonassistenten. Und wenn du lieber direkt mit deinen eigenen Zahlen rechnen willst: In einem kostenlosen Erstgespräch zeigen wir die Demo und rechnen gemeinsam durch, welches Paket zu deinem Betrieb passt.